MyEmma is niet alleen geschikt voor Boekhouders en Administratiekantoren, maar voor alle bedrijven die dagelijks documenten als bijlage per e-mail versturen met daarin persoonsgegevens. Jij kunt hierbij denken aan assurantiekantoren, advocaten, notarissen verenigingen etc. Sinds de komst van de Privacywet (AVG) is dit namelijk niet meer toegestaan.

Sinds 25 mei 2018 wordt de AVG wet officieel gehandhaafd. Maar weet jij wat dit betekent voor het e-mailen van documenten?

Wereldwijd worden er meer dan 100 miljoen e-mails per minuut verzonden en veel van deze e-mails bevatten vertrouwelijke informatie. Mede door de komst van de AVG Privacywet zijn er strenge regels van toepassing voor het beveiligen van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.  

Wanneer jij een e-mail met bijlage verstuurd, is deze onbeveiligd, het is dan ook voor cybercriminelen zeer eenvoudig om deze e-mails te onderscheppen. Net als wanneer jij een brief per post verzendt gaat uw brief door meerdere handen en zou de postsorteerder en postbode in principe mee kunnen lezen en gegevens uit deze brief kunnen halen.

Ditzelfde geldt voor het verzenden van e-mails. Tussen de verzender en ontvanger zit een keten van servers die uw e-mail ontvangen en doorsturen. Deze servers hebben toegang tot de berichten en daarmee ook de personen die toegang hebben tot deze servers. Jouw e-mails en bijlagen zijn dus direct leesbaar.

Ook zijn traditionele e-mails gevoelig voor een zogeheten man-in-the-middle aanval, waarbij informatie tussen de twee communicerende partijen wordt onderschept. Cybercriminelen kunnen met deze informatie zichzelf voordoen als jouw e-mailende partner en jou misleiden naar valse websites of juist verleiden tot het openen van malware. Zo verkrijgen zij toegang tot jouw browser en zien ze bijvoorbeeld de data die jij verstuurt tijdens een financiële transactie.

MyEmma biedt hierin de oplossing ?

Door met jouw kantoor gebruik te maken van het documentenportaal MyEmma, kun jij eenvoudig documenten delen met de klant. De klant heeft altijd inzage in zijn stukken en kan waar nodig zelf ook stukken aanleveren via het portaal of via de MyEmma App.

Ook kun jij via MyEmma een document laten accorderen of tekenen. De klant ontvangt een e-mail met de melding dat er een documenten klaar staat waarvoor goedkeuring nodig is. Wanneer hij/zij inlogt in jouw documentenportaal dan kan de klant het document bekijken en bij akkoord goedkeuren. Dit zijn nog maar een paar van de functies die MyEmma heeft.

Doordat de documenten niet zelf als bijlage verstuurd worden maar versleuteld opgeslagen worden op onze de server van MyEmma, voldoet jouw bedrijf op dit gebied 100% aan de AVG wet.